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Die Beschäftigten der rund 3,8 Millionen mittelständischen Unternehmen in Deutschland verwenden im Durchschnitt rund sieben Prozent ihrer Arbeitszeit für bürokratische Prozesse. Das entspricht durchschnittlich 32 Stunden im Monat pro Unternehmen – oder 1,5 Milliarden Arbeitsstunden im Jahr.

• Im Durchschnitt benötigen Unternehmen 32 Stunden im Monat für die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
• Nicht inbegriffen sind „psychologische Kosten“ wie langwierige Verfahren, hohe Gebühren, schlechte Erreichbarkeit
• Erledigung sämtlicher Vorgaben kostet Mittelstand rund 61 Milliarden Euro im Jahr

Die Beschäftigten der rund 3,8 Millionen mittelständischen Unternehmen in Deutschland verwenden im Durchschnitt rund sieben Prozent ihrer Arbeitszeit für bürokratische Prozesse. Das entspricht durchschnittlich 32 Stunden im Monat pro Unternehmen – oder 1,5 Milliarden Arbeitsstunden im Jahr.

Das sind Ergebnisse des repräsentativen KfW-Mittelstandspanels. Für das Panel befragt KfW Research seit 2002 jedes Jahr kleine und mittlere Unternehmen aus allen Wirtschaftszweigen und Größenklassen. An der jüngsten Erhebung nahmen rund 10.000 Unternehmen teil.

Die konkrete Frage zum Thema Bürokratie im Panel lautete: „Was schätzen Sie, wie hoch ist der Aufwand für Ihr Unternehmen zur Erfüllung aller gesetzlicher Vorgaben? (in Arbeitsstunden pro Monat)“. Dabei geht es neben Dokumentations- und Informationspflichten, etwa dem Ausfüllen von Formularen an Steuer- und Sozialversicherungsbehörden auch um die Zeit, die Unternehmen für die Befolgung von Gesetzen und Regeln zum Beispiel beim Datenschutz, im Arbeitsrecht, im Umweltschutz oder bei technischen Mindeststandards benötigen.#

Nicht inbegriffen sind Belastungen, die sich nicht oder kaum in Arbeitszeit erfassen lassen – etwa langwierige Planungs- und Genehmigungsverfahren, schlechte Behördenerreichbarkeit oder die strittige Auslegung von Vorschriften. „Speziell diese psychologischen Kosten im Umgang mit Bürokratie nehmen bei vielen Unternehmen aber eine tragende Rolle ein. Diese sind allerdings nicht messbar. Klar ist: Aus Sicht der mittelständischen Unternehmen ist der Faktor Bürokratie das mit Abstand größte Risiko für die Wettbewerbsfähigkeit und den Standort Deutschland“, sagt KfW-Mittelstandsexperte Dr. Michael Schwartz.

Die Befragung der Unternehmen ergab, dass Solo-Selbstständige den größten bürokratischen Aufwand haben. Sie verwenden im Durchschnitt 8,7 Prozent ihrer Arbeitszeit für die Erledigung dieser Aufgaben. Mit steigender Unternehmensgröße sinkt die relative Bürokratiebelastung. Eine Branche, die besonders viel Arbeitszeit – nämlich 8,1 Prozent – auf bürokratische Prozesse verwendet, ist das Baugewerbe.

Im Median verbringen Mittelständler drei Prozent der Arbeitszeit – maximal 15 Stunden im Monat – mit der Erledigung bürokratischer Anforderungen. Das heißt: die Hälfte von ihnen benötigt mehr, die andere Hälfte weniger Zeit. Die meiste Arbeit bereitet den Unternehmen dabei die Erledigung von Steuerangelegenheiten – 70 Prozent der befragten Mittelständler benennen dieses Thema. Auf Rang zwei folgen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, dann Anforderungen im Rechnungswesen. 

Im Jahr 2023 betrugen die durchschnittlichen Kosten einer Arbeitsstunde in Deutschland laut Angaben des Statistischen Bundesamts 41,30 Euro. Gemessen an diesem Wert gaben die mittelständischen Unternehmen im zurückliegenden Jahr für die Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Vorgaben rund 61 Milliarden Euro aus. Der entsprechende Arbeitsaufwand entspricht einem Anteil von rund 3,9 Prozent der jährlichen Personalkosten mittelständischer Unternehmen.

„Der Begriff Bürokratie ist sehr negativ besetzt. Dabei ist Bürokratie grundsätzlich eine wesentliche Grundlage unseres Wirtschaftssystems. Standardisierte und formalisierte Verfahren sind Voraussetzung für regelgebundenes Handeln, das Rechtssicherheit und einen fairen Wettbewerb ermöglicht“, sagt Dr. Michael Schwartz. „Mit zunehmender Bürokratie steigt jedoch das Risiko, dass die Kosten den Nutzen übersteigen. Der Abbau von Bürokratie ist daher aus Sicht des Mittelstands derzeit das drängendste wirtschaftspolitische Thema.“

Die Kurzanalyse ist zu finden unter Fokus Volkswirtschaft | KfW