Wichtige Regeln zum Resturlaub

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Der Sommer ist da und mit ihm die Urlaubszeit. Damit jeder Mitarbeiter seine freien Wochen so nutzen kann, wie es sich am besten mit dem betrieblichen und privaten Terminkalender vereinbaren lässt, ist viel Abstimmung und guter Wille nötig. Denn nach dem Bundesurlaubsgesetz muss Resturlaub grundsätzlich bis zum Jahresende genommen werden. Was aber, wenn das nicht möglich ist? Diese Regeln gelten bei Übertragung und Auszahlung von restlichen Urlaubstagen.

Es ist ein unter Arbeitnehmern weit verbreiteter Irrtum, dass Jahresurlaubstage immer auch noch im ersten Quartal des Folgejahres angetreten werden können. Grundsätzlich muss der Jahresurlaub bis zum Jahresende genommen werden. Geschieht das nicht, verfällt er ersatzlos. Eine Übertragung ist nur in wenigen Ausnahmefällen möglich, die im Folgenden erläutert werden. Nicht selten gibt es in der Belegschaft viele verschiedene Wünsche:

Ein Mitarbeiter möchte den kompletten Urlaub ansparen, um im nächsten Jahr eine ausgedehnte Reise zu machen. Ein anderer bittet, ihm seinen Urlaub auszuzahlen, weil er gerade jeden Euro ins neue Eigenheim steckt. Der Arbeitgeber muss bei der Urlaubsplanung die Belange der Firma im Blick behalten, für Fairness unter den Mitarbeitern sorgen und wissen, dass nicht alles für ihn risikolos umzusetzen ist.

Risiko Auszahlung und Abgeltung für Resturlaub

Das Arbeitsrecht erlaubt das Auszahlen des Urlaubs eigentlich nur in einem einzigen Fall, und zwar wenn der Urlaub ganz oder teilweise nicht genommen werden kann, weil das Arbeitsverhältnis endet.

Der Anspruch auf Auszahlung wird mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters fällig. Er verfällt – wie der Urlaubsanspruch – spätestens 15 Monate nach Ablauf des Jahres, aus dem der Urlaub stammt. In der Praxis sieht es allerdings häufig anders aus: Mitarbeiter bitten um die Auszahlung ihres Urlaubs oder der Arbeitgeber schlägt Urlaubsabgeltung vor, um nicht auf seine Arbeitskräfte verzichten zu müssen. Das funktioniert, solange sich beide Parteien an die Abmachung halten. Rechtlich hingegen ist die Lage eindeutig: Durch die Auszahlung wird der Urlaubsanspruch nicht erfüllt. Der betreffende Mitarbeiter könnte deshalb die ausgezahlten Urlaubstage noch einmal einfordern, und hätte im Streitfall gute Chancen vor Gericht.

Resturlaub ins Folgejahr

Grundsätzlich ist der Jahresurlaub bis zum Jahresende anzutreten. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur möglich, wenn er aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht eingelöst werden kann. Ausschließlich Mitarbeiter, die erst in der zweiten Jahreshälfte ins Unternehmen eingetreten sind, dürfen die Urlaubsübertragung auch ohne besonderen Grund verlangen. Ins Folgejahr übernommener Urlaub muss in den ersten drei Monaten gegeben und genommen werden. Am 31. März verfällt er ersatzlos – außer Vorgesetzter und Mitarbeiter vereinbaren eine Übertragung darüber hinaus.

Die klassischen Ausnahmen – alles geregelt

Mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 19. Februar 2019 unter Berücksichtigung von EU-Recht sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, ihre Mitarbeiter über den drohenden Verfall von Urlaubstagen zu informieren. Bis wann und in welcher Form der Hinweis genau erfolgen muss, wurde offengelassen; der Arbeitgeber ist aber verpflichtet „klar und rechtzeitig“ darauf hinzuweisen. Fehlt ein Arbeitnehmer wegen langer Krankheit, entsteht trotzdem ein Urlaubsanspruch. Selbst wenn er das komplette Jahr krank war, kann der Arbeitnehmer dafür den gesamten Jahresurlaub beanspruchen.

Dieser Resturlaub verfällt spätestens 15 Monate nach Ablauf des Arbeitsjahres, in dem er erworben wurde. Geht ein Angestellter in Elternzeit, verfällt nicht angetretener Urlaub nicht mit dem Jahresende. Urlaubstage, die vor der Elternzeit nicht genommen werden konnten, stehen der Person nach der Elternzeit im laufenden oder darauffolgenden Urlaubsjahr zu. Selbst wenn sich wegen einer weiteren Geburt nahtlos eine zweite Elternzeit anschließt, verfällt der alte Urlaub nicht. Endet das Arbeitsverhältnis in der Elternzeit oder wird es im Anschluss an die Elternzeit nicht fortgesetzt, muss der Resturlaub durch den Arbeitgeber ausgezahlt werden.

    Infobox

    Zusätzliche Urlaubstage – eigene Regeln

    Gut zu wissen: das Gesetz und die Rechtsprechung betreffen nur den gesetzlichen Urlaubsanspruch sowie den gesetzlichen Zusatzurlaub für Schwerbehinderte. Arbeitnehmer haben einen generellen gesetzlichen Anspruch auf einen jährlichen Mindesturlaub, der im Bundesurlaubsgesetz geregelt ist. Dieser beträgt bei einer 6-tage-Woche (also Montag bis einschließlich Samstag) 24 Werktage bzw. bei einer 5-Tage-Woche (Montag bis einschließlich Freitag) 20 Arbeitstage. Hat ein Arbeitgeber mit seinen Mitarbeitern mehr als die gesetzlichen Urlaubstage vereinbart, kann er für diese tage auch eine kürzere Verfallsfrist vorgeben.

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    Insolvenz in der Krise

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    Wann muss ein Unternehmen Insolvenzantrag stellen? Der Berliner Rechtsanwalt Jörg Franzke

    berät ausschließlich zum Insolvenzrecht und schildert die Lage im aktuellen Corona-Krisenfall und wie Sie ihre Zahlungsunfähigkeit erkennen und richtig handeln, zum Beispiel mit einem Schutzschirmverfahren.

    Obwohl die Bundesregierung mit Zuschüssen, Krediten und Gesetzesänderungen sämtliche Hebel zur Rettung von Unternehmen in Bewegung setzt, wird es nicht gelingen, alle vor der Insolvenz zu bewahren. Seit 27. März 2020 gilt das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie, das die Insolvenzantragspflicht aussetzt.

    Bei vielen Unternehmern stellt sich indessen die Frage, in welchen Fällen dieses neue Gesetz Anwendung findet und wann man tatsächlich insolvenzantragpflichtig ist. Immerhin ist Insolvenzverschleppung kein Kavaliersdelikt und die Verantwortlichen müssen mit hohen Strafen rechnen. Um dies zu vermeiden, hat Jörg Franzke, Rechtsanwalt für Insolvenzrecht, ein Prüfungsschema entwickelt, an dem man ablesen kann, wann Insolvenzantragspflicht besteht und was die Zahlungsunfähigkeit infolge der Coronakrise für Unternehmen bedeutet.

    So überwachen Geschäftsführer die Insolvenzantragspflicht:

    1. In der aktuellen Krise müssen Geschäftsführer täglich die Liquidität überwachen und dokumentieren. Insbesondere mit der Dokumentation der finanziellen Situation verfahren Geschäftsführer oft etwas nachlässig, dabei kann sie in der späteren Situation entlasten. Die tägliche Kontrolle entscheidet über das richtige Timing für einen Insolvenzantrag: Wird er zu früh eingereicht, haftet der Geschäftsführer gegenüber den Gesellschaftern für die falsche Entscheidung. Beantragt er die Insolvenz zu spät, haftet er gegenüber dem Insolvenzverwalter wegen Insolvenzverschleppung. Zum eigenen Schutz ist es also wichtig, den richtigen Zeitpunkt genau abzupassen.
    2. BWA und übliche Liquiditätsplanung allein entlasten Geschäftsführung nicht. Die tägliche Überwachung der verfügbaren Liquidität und fälligen Forderungen entscheidet über die Insolvenzreife. Da die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) die meisten Geschäftsführer erst mit zweimonatiger Verspätung erreicht und sie auf die steuerliche Abschöpfung abzielt, eignet sie sich zur Ermittlung der Insolvenzreife nicht. Daher sollte man sein Augenmerk eher auf die Liquiditätsplanung richten.
    3. Geschäftsführung muss täglich einen Finanzstatus aufstellen. Hierbei handelt es sich um eine Momentaufnahme, der folgende Fragen zugrunde liegen: Wie ist der heutige Stand des Unternehmens? Wie viel Geld steht heute zur Verfügung? Welche Rechnungen müssen heute bezahlt werden? Am einfachsten ist es, hierfür eine T-Tabelle anzulegen.

    Sind die fälligen Forderungen kleiner als die liquiden Mittel beziehungsweise liegen sie nur geringfügig darüber, ist ein Unternehmen zahlungsfähig und es besteht keine Insolvenzantragspflicht. Liegen indessen die fälligen Forderungen um 10% höher als die liquiden Mittel, besteht ein Verdacht auf Zahlungsunfähigkeit. Lässt sich dann die Deckungslücke langfristig nicht (mehr) schließen, ist ein Unternehmen im Sinne der Insolvenzordnung zahlungsunfähig.

    Tritt die Zahlungsunfähigkeit erst nach der Gesetzesänderung ein, gilt es folgende Punkte zu prüfen:

    War das Unternehmen am 27.03.2020 noch zahlungsfähig? Anhand des oben genannten Verfahrens muss geprüft werden, ob das Unternehmen am Stichtag liquide war. Kommt man zu dem Ergebnis, dass die Firma bereits vorher zahlungsunfähig war, bleibt einem keine andere Wahl, als einen Schutzschirm zu beantragen, um das Unternehmen zu retten – Kredite und staatliche Liquiditätshilfen kommen hierfür nicht mehr infrage.

    Ist die nach dem 27.03.2020 eintretende Insolvenzursache eine Folge der Covid-Pandemie? Ist die Zahlungsunfähigkeit erst danach eingetreten, ist die Insolvenzantragspflicht bis zum 30.09.2020 ausgesetzt. Ab diesem Zeitpunkt wird die Pandemie grundsätzlich als Insolvenzursache angenommen, sodass der hierfür zu erbringende Nachweis keine Schwierigkeit darstellt.

    Alle Unternehmen, die bis zum Stichtag noch nicht zahlungsunfähig waren, müssen keine Insolvenz beantragen und können Liquiditätshilfen und Kredite beantragen. Allen anderen Unternehmen rät Rechtsanwalt Franzke: „Ein Schutzschirmverfahren beziehungsweise eine Insolvenz in Eigenverwaltung. Auch mit diesem Verfahren lässt sich ein Betrieb noch retten.“

    DSGVO verändert den Vertrieb

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    Letzte Rettung Digitalisierung: Alles dreht sich um den Verbraucher – das zumindest ist das Motto der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die am 25. Mai in Kraft tritt. Diese regelt die Dokumentation und Verarbeitung personenbezogener Daten in Unternehmen, um sie besser vor Missbrauch zu schützen. Jegliche Kontaktaufnahme mit Kunden oder die Weitergabe von Informationen an Dritte muss ab Einführung detailliert gelistet und begründet werden. Im Falle von Nichteinhaltung drohen Unternehmen hohe Geldbußen. „Besonders für den Vertrieb, etwa in puncto Kaltakquise oder Leadmanagement, bedeutet die neue Verordnung eine Herausforderung“, so Matthias Stauch, Vorstand der INTERVISTA AG. „Unternehmen sollten die Veränderungen jedoch nicht nur als Last sehen, sondern auch als Chance, Salesplattformen zu optimieren.“ Wer im Zuge der DSGVO den Vertrieb vollständig digitalisiert, sichert dank intelligenter Systeme die Einhaltung des Datenschutzes und profitiert von Prozessoptimierung sowie Flexibilität.

    Rechtzeitig Vorkehrungen treffen

    Unternehmen bleibt nur noch wenig Zeit, die geforderten Maßnahmen umzusetzen – sie stehen nun scheinbar vor einer Mammutaufgabe, denn viele Geschäftsbereiche sind betroffen. So unterliegen beispielsweise Bewerberunterlagen, Mitarbeiterprotokolle oder Kundendaten dem geänderten Datenschutz. Wo sollten Unternehmen also mit der Anpassung interner Abläufe anfangen und wie lassen sich die Forderungen der DSGVO nachhaltig umsetzen? Bevor die IT-technische Durchführung oder die Analyse gespeicherter Daten beginnen, müssen Unternehmen klären, welche Informationen sie überhaupt erheben, nutzen und speichern. Vor allem Vertriebe kommunizieren auf unterschiedlichen Wegen mit Kunden, etwa in Form von Kaltakquise, Kontaktpflege oder Leadgenerierung beziehungsweise -qualifizierung. Hieraus resultieren täglich große Datenmengen, die verarbeitet werden müssen.

    Sobald alle Kontakt-Kanäle erfasst sind, gilt es eine Plattform zu schaffen, um Kundendaten schlüssig zu dokumentieren und zukünftig für einen schnellen Überblick zu strukturieren. „Intelligente Lead- oder CRM-Systeme erleichtern die Berücksichtigung der DSGVO und auch darüber hinaus verspricht die Digitalisierung erhebliche Vorteile. Demnach profitieren Unternehmen von Rechtssicherheit, Automatisierung und Flexibilität sowie der damit einhergehenden Effizienzsteigerung“, erläutert Stauch. Um auf Dauer wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Betriebe den Trend der Digitalisierung für sich erkennen und nutzen.

    Vorsprung durch Innovation

    Doch welche Veränderungen stößt die neue Verordnung zum Datenschutz in Vertriebsprozessen an? Unternehmen müssen beispielsweise ein Verfahrensverzeichnis führen, das der Dokumentation jeglicher Kontaktaufnahme mit Kunden dient. Allerdings dürfen nur noch diejenigen Informationen gespeichert oder verarbeitet werden, die direkt für einen Vertrag oder für die Nutzung einer Leistung notwendig sind. Dennoch muss immer eine Einwilligung zur Verwendung der Daten vorliegen. Eine genaue Protokollierung des Gebrauchs ist außerdem notwendig. Hier bietet sich ein prozessgesteuertes System mit Historisierung wie die Lösung LeadActive an. Kunden haben zudem das Recht, ihr Einverständnis jederzeit zu widerrufen. Sensible Informationen zu behalten, sobald diese den effektiven Nutzen für Unternehmen verlieren, ist mit Einführung der DSGVO unzulässig – mit der Kündigung eines Vertrags verlangt der Datenschutz die vollständige Löschung der vorliegenden Dokumentation.

    DSGVO Anforderungen erfüllen

    „Um den Anforderungen der DSGVO nachzukommen und zugleich von den Neuerungen im Vertrieb zu profitieren, empfiehlt es sich, Verkaufsprozesse zu digitalisieren und effektiv anzupassen“, so der Automatisierungsexperte der INTERVISTA AG. Intelligente Softwareprogramme enthalten die Möglichkeit der zeitlich begrenzten Verwendung von Daten sowie das Whitelisting von Kontakten. Komplexe Funktionen zur Speicherung oder Verarbeitung von Informationen, wie die Dokumentation von Herkunftsnachweisen mit Quellen, der Gültigkeit von Informationen und der vorliegenden Verwendungserlaubnis sowie die Erfassung aller Kontaktwege, erleichtern ebenfalls die Arbeit. Der smarte Vertrieb löst somit den papiergebundenen Kundenkontakt und die Vertragsabwicklung ab. Auf diese Weise entfallen fehleranfällige Medienbrüche sowie aufwendige administrative Arbeiten – es steht mehr Zeit für vielversprechende Leads zur Verfügung.