Die klassischen Arbeitswelten befinden sich in einem strukturellen Wandel – weg vom Konferenztisch mit Handouts in Papierform hin zu virtuellen Work Spaces. Die Anforderung: Mehr Mobilität und Transparenz, schnellere Kommunikation und der Wunsch, das Knowhow und den Workforce noch effektiver nutzbar zu machen. GründerMagazin stellt den Aachener „Verlag um die Ecke“ vor.

„Beim Jonglieren unserer Projekte und Tasks müssen wir heute nicht mehr um die Ecke denken – dafür haben wir Taskworld“, bringt Inhaberin und Herausgeberin Birgit Franchy beim „Verlag um die Ecke“ ihre Erfolgsformel auf den Punkt. Seit nunmehr 19 Jahren betreibt Birgit Franchy ihren kleinen Verlag um die Ecke, der unter anderem diverse Familien-Ratgeber und das Aachener Familienmagazin „KingKalli“ im monatlichen Turnus herausgibt. Die Abstimmung mit den bis zu 15 involvierten externen Mitarbeitern und Freelancern forderte den Prozessbeteiligten zwar eine enge Kommunikation, aufwändige Koordination und höhere Dokumentationsanforderungen ab.

Doch der Betrieb und das Arbeitspensum war mit den klassischen Bordmitteln eines regionalen Verlagshauses auch ohne professionelle Redaktions- und Projektmanagement-Systeme noch händelbar. Aber 2016 übernahm die Inhaberin Birgit Franchy mit dem Kultur- und Stadtmagazin „Movie“ dann schließlich ein neues Projekt größeren Umfangs, was auch die Einbindung von 10 neuen Mitarbeitern und eine zuverlässige und effiziente Projekt-Koordination erforderte. „Mir war schon von Beginn an klar, dass sich ein neues Projekt dieser Größenordnung auf Basis der bisherigen Organisationsstrukturen schlicht nicht realisieren lässt“, erläutert Birgit Franchy. Sie sich daher nach einem professionellen Tool um, das die komplexen Abstimmungsprozesse im Projektteam erleichtert und bei allen Projektbeteiligten Transparenz über Projektfortschritte, Verantwortlichkeiten und Fristen schafft.

Schwierigkeiten bei der Arbeitsorganisation

Laut einer aktuellen Unternehmensbefragung der KFW Bankengruppe zur „Digitalisierung im Mittelstand 2017“ haben 33 Prozent der deutschen Unternehmen noch Schwierigkeiten bei der Anpassung der Arbeitsorganisation auf eine stärker digitalisierte Arbeitsweise. Ein Grund: Statt mit einer zentralen Plattform für Task-Management, Team-Kommunikation und Projektmonitoring zu arbeiten, jongliert die Mehrzahl der deutschen Betriebe heute mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Lösungen, um die eigene Arbeitsorganisation zu vereinfachen, wie E-Mail-Client, Projektmanagement-Software, Collaboration-Software, Konferenz-Systeme, Instant Messaging Dienste, ERP-Software oder Office-Tools wie Excel.

Die Qual der Wahl

Auf konkrete Empfehlungen im Bekanntenkreis konnte das Team um Birgit Franchy nicht zurückgreifen. Die Recherche nach geeigneten Lösungen erfolgte daher zunächst in Eigenregie über das Internet. So wurde zunächst eine Projektmanagement-Lösung speziell für die Verlagsbranche auf ihre Eignung hin geprüft, schaffte es jedoch nicht über die Präsentationsphase hinaus in die engere Wahl. Die neue Lösung sollte intuitiv bedienbar sein und einen Zugriff über Webbrowser oder Mobile-App erlauben. Der Vorteil: so dass Projektbeteiligte oder neue Mitarbeiter konnten schnell und ohne lange Einarbeitung mit dem System produktiv arbeiten.

Schließlich testete Birgit Franchy die Projektmanagement-Lösungen Trello und Taskworld, die dem Anforderungsprofil von am nächsten kamen. Die Lösungen sind mit ihren individualisierbaren Projekt-Listen und Task-Boards im Kanban-Stil sehr ähnlich aufgebaut. Entscheidend für Franchy waren aber am Ende diverse Komfort-Funktionen wie die übergeordnete Kalenderansicht, die Möglichkeit, Projekte komfortabel auch über längere Zeiträume anzulegen und etwa wiederkehrende Abläufe per drag&drop auf einfache Weise zu duplizieren. „Die Arbeitsweise ist in Taskworld unterm Strich einfach besser gelöst, was für uns am Ende den Ausschlag gab“, resümiert Birgit Franchy den Entscheidungsprozess.

Arbeitsprozesse komplett durchorganisiert

Seit Ende 2016 bewährt sich die neue Lösung im Tagesgeschäft beim Verlag Um die Ecke.

Auch nach einem Jahr im Praxiseinsatz zeigt sich die Verlagschefin mit der Entscheidung, Taskworld als zentrales Projektmanagement-Tool zur Unterstützung der Arbeitsorganisation zu nutzen. Dokumente, an denen gerade gearbeitet wird, können direkt hochgeladen, mit den Prozessbeteiligten geteilt und mit Tasks, Fristen oder Prioritäten versehen werden. Liegen dann im Ergebnis die bearbeiteten Texte vor, werden diese einfach „rübergeschoben“ in den Korrektur- und später in den Grafik-/Layout-Ordner, wo die jeweiligen Mitarbeiter über entsprechende Workflows in den Prozess mit eingebunden werden. So wird jeder einzelne Arbeitsschritt durchorganisiert, ohne dass etwas vergessen oder übersehen wird, bis jeder einzelne Task des Projektes abgearbeitet ist. „Sämtliche Prozessschritte sind für jeden Prozessbeteiligten dabei jederzeit nachvollziehbar und transparent. Damit können wir den gesamten Hefterstellungsprozess steuern, auch ganz ohne eigenständiges Redaktionssystem“, so Birgit Franchy. Ihr Fazit: „Die smarte Projektsteuerung und Arbeitsorganisation erlaubt uns eine hohe Arbeitsproduktivität, was die Basis dafür bildet, heute das doppelte Arbeitspensum zu leisten und unsere Projekte sehr strukturiert zu realisieren.“

Info-Kasten

Warum sollten Abteilungen und Arbeitsgruppen heute zu virtuellen Teams werden? Der Vorteil der Virtualisierung von Tätigkeiten – nicht nur außerhalb fester Arbeitsstrukturen – liegt vor allem in der Fähigkeit, für jeden Prozessbeteiligten „gläserne“ Prozesse zu schaffen sowie Planungs- und Steuerungsmechanismen besser handhabbar zu machen. Aufgaben und Meilensteine lassen sich per Mausklick erstellen, beliebigen Mitarbeiter zuweisen, mit Fristen versehen oder mit Dokumenten verknüpfen, so dass jeder Prozessbeteiligte weiß, wer was wann zu tun hat. Fällt ein Mitarbeiter krankheitsbedingt aus, wird die Aufgabe per Drag+Drop einfach einem anderen Mitarbeiter zugeordnet. Aufgaben geraten nicht wie so häufig in der Email-Flut in Vergessenheit und Mitarbeiter können ihre Tasks jederzeit über Priorisierungen, Rückmeldungen oder Delegierungen organisieren, so dass „Arbeits-Peaks“ oder Fristüberschreitungen wirksam vermieden werden.

Taskworld wurde im Jahr 2012 in New York, USA, von Serial-Entrepreneur Fred Mouawad gegründet und ist eine Cloud-basierte Task- und Projektmanagement-Software, die von Tausenden von Solo-Nutzern, Teams und Firmen in mehr als 80 Ländern genutzt wird. Taskworld kombiniert visuelles Task-Management, Team-Kommunikation sowie Projektmanagement in einer vollständig integrierten, leistungsstarken Web- und Mobile-App. Unter dem Dach der Taskworld Deutschland GmbH in Berlin bündelt das Unternehmen die Bereiche Support, Partnerbetreuung, Beratung und Vertrieb für das gesamte Europa-Geschäft.